今日、長い割に実入りの少ない打ち合わせに参加することになり
あっ……私の作業時間……と思いましたが、
せっかくなので何が原因なのかをなんとなく探ってみました。
導き出した結論は単純で、
進め方に問題がありそうです。
別に競っているわけではないのだろうけれど、
参加者が、各々認識している課題を口々に言っていきます。
そして、挙がった課題を挙がった順に結論づけようと
なんとなく議論に移ってしまうのが、どうにもよくなさそうです。
おそらく会議にも構造があって然るべきだと思うのですが、
結論に至るための行程が、手順が、支離滅裂です。
論点がどんどんズレていました。
まずは課題を挙げることだけをして、一覧を作成する。
一覧のうち、その場で議論するべき題目があれば選定する。
影響の度合いや課題間の関連性について調査する。
概要を押さえてから詳細に移る、という流れに沿っていく。
……で、上に挙げた内容って、
そもそも打ち合わせとして
顔を合わせてやる必要がないですよね。
あえて打ち合わせでやるとしたら、
課題を挙げて一覧を作成し、調査担当者を決めるところまで。
課題ごとの議論や調査結果の報告については、
原則メールを使うべきだと思います。
拘束される時間が格段に減りますし、
議事録もいちいち書かなくてよくなります。
内部の打ち合わせで議事録を作成するのは
手間も時間もかかる上に
情報が欠落するリスクも孕んでいて、
非常に無駄な作業だと思います。
しかもファイルは結局メールで送付するのですし。
全ての課題についてまんべんなく話し合おうとするために
時間が長くなり、集中力が次第に途切れてくる。
すると時間が経つほどに議論の密度も疎になり、
打ち合わせの時間はさらにずるずると長くなっていく。
打ち合わせるための打ち合わせというか、
手段が目的になっているというか。
ただなんとなく安心感を得たいためだけに
打ち合わせを企画しているのかなあ、という印象を受けます。
折を見て指摘して、少しでも改善できたら良いなあと思います。
……思いますが、うーむ。聞き入れていただけるのでしょうか。
終わりや終わり！ 終了！！
書いた人: 久世うりう (kuzeuriu) お問い合わせ
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